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COVID-19 y las empresas de Eventos

29-03-2020
COVID-19 ha aterrizado por sopresa en el sector de los eventos. Aquí le mostramos cómo comunicarse con confianza con sus asistentes, patrocinadores y socios. Con ejemplos de marcas como Adobe, Google y Qualtrics.

Los especialistas en marketing de eventos no son ajenos a los cambios y las crisis de última hora y en tener que improvisar y encontrar soluciones para salvar inconvenientes. Esto generalmente tiene que ver con problemas en la comunicaciones, WiFi deficiente, elementos que no funcionan y otros imprevistos de último minuto que pueden parecer un gran problema pero nada en comparación con el zumbido global que es el coronavirus.

En respuesta a la amenaza del coronavirus, muchas marcas están implementando reglas estrictas de salud para minimizar el riesgo en los eventos, otras compañías están trasladando sus eventos a foros digitales, mientras que otras cancelan o posponen sus eventos por completo.

En estos días nos han inundado con información sobre lo que es el COVID-19, la enfermedad causada por la cepa más reciente de coronavirus. También hay la posibilidad de que se haya encontradoson alguna cobertura sensacionalista de la enfermedad.

 La contención ha tenido éxito en algunos casos y el Director General de la OMS, Dr. Tedros Adhanom Ghebreyesus, ha declarado que es probable que el COVID-19 se propague menos que la gripe. “Si se tratara de una epidemia de gripe, ya habríamos esperado ver una transmisión comunitaria generalizada en todo el mundo, y los esfuerzos para frenarla o contenerla no serían factibles. Pero la contención de COVID-19 es factible y debe seguir siendo la máxima prioridad para todos los países ". (OMS)

El grado en que el virus afecta a alguien depende de una variedad de factores. Las personas mayores y las personas con problemas de salud crónicos tienen más probabilidades de desarrollar una enfermedad más grave. Sin embargo, la OMS informa que el 80% se recupera de la enfermedad sin necesidad de un tratamiento especial. (OMS).

Los CDC en realidad desaconsejan el uso de mascarillas como medidas preventivas. En cambio, las máscaras faciales deben reservarse para aquellos que realmente están enfermos y trabajadores de la salud. En cambio, hay que duplicar la prevención al estornudar, sonarse la nariz y lavarse a menudo las manos (CDC)

La industria de los eventos va a sentir los efectos de COVID-19 mucho después de marzo. A continuación, le mostramos cómo puede proteger a sus asistentes en el futuro previsible.

Un plan de preparación asegurará a sus socios y asistentes que está tomando en serio COVID-19. También lo ayudará a dar la bienvenida a sus asistentes con más confianza a un evento.

Las mejores prácticas para crear un plan de preparación:

     Coordinar con los funcionarios locales de salud.
     Llegue a todos los espacios de reunión, hoteles y lugares.
     Determine los pasos para identificar y aislar a los asistentes con un riesgo elevado.
     Planifique hacer circular advertencias sobre la prevención de COVID-19 en todo su lugar.
     Planee tener desinfectante para manos y toallitas desinfectantes a mano.

Mejores prácticas para mantener un registro de actualización en el sitio web de su evento:

     Proporcione una fecha para sus actualizaciones para demostrar que está monitoreando activamente la situación.
     Comparta la información más reciente de los funcionarios locales de salud.
     Comparta las últimas actualizaciones sobre su plan de preparación.
     Dirija a su audiencia a otras actualizaciones o páginas del plan de preparación, si corresponde.

Mejores prácticas para establecer reglas de salud y seguridad para su evento:

     Ofrezca a sus asistentes un amplio aviso de su política de salud por correo electrónico y otros canales de comunicación.
     Si sus políticas pueden resultar en que a los asistentes se les prohíba asistir al evento o de lo contrario pueden excluirlos del evento, tenga en vigencia una política clara (y generosa) de reembolso / transferencia de registro.
     Sea muy claro al describir lo que está permitido, lo que está prohibido y lo que se aconseja.

Mejores prácticas para crear un entorno sanitario:

    Proporcionar a los asistentes desinfectante para manos cuando se registren en el evento.
    Crear sitios de saneamiento designados con desinfectante para manos y toallitas desinfectantes desechables.
    Limpiando los micrófonos después de cada uso.
    Recuerde a los asistentes las mejores prácticas de higiene a través de la señalización y por correo electrónico, redes sociales o notificaciones push a través de su aplicación móvil para eventos.
    Considere pedirles a sus asistentes que firmen un documento de exención de responsabilidad cuando se registren en el sitio.

Mejores prácticas para virtualizar su evento:

    Demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y enmarque la decisión en el mejor interés de sus asistentes, oradores y socios.
    Comuníquese con los socios afectados por correo electrónico. Esperemos que sus contratos estipulen términos para cambios de última hora como este. De lo contrario, deberá determinar una solución que sea amigable para todas las partes involucradas.
    Prepare una estrategia para comunicarse y coordinarse de forma remota.

Si tiene flexibilidad con suficientes vendedores y oradores, puede valer la pena posponer su evento hasta otro moment del año.

A continuación se muestra un ejemplo de anuncio de aplazamiento de la Game Developers Conference.

Después de una estrecha consulta con nuestros socios en la industria y la comunidad de desarrollo de juegos en todo el mundo, tomamos la difícil decisión de posponer la Conferencia de Desarrolladores de Juegos en marzo.

Después de pasar el año pasado preparándose para la feria con nuestros consejos asesores, oradores, expositores y socios del evento, estamos realmente molestos y decepcionados por no poder recibirlo en este momento.

Queremos agradecer a todos nuestros clientes y socios por su apoyo, debates abiertos y aliento. Como todos nos han estado recordando, suceden grandes cosas cuando la comunidad se une y se conecta en GDC. Por esta razón, tenemos la intención de organizar un evento de GDC más adelante en el verano. Trabajaremos con nuestros socios para finalizar los detalles y compartiremos más información sobre nuestros planes en las próximas semanas.

Mejores prácticas para posponer su evento:

    Nuevamente, demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y encuadre la decisión como lo mejor para sus asistentes, oradores y socios.
    Comuníquese con los asistentes al menos una semana antes del día del evento para evitar que los viajeros de otras ciudades realicen el viaje.
    Consulte con su lugar y proveedores para ver si está cubierto contractualmente. Si no, vea si puede resolver algo. Es probable que los proveedores comprendan el momento global y prefieran mantener la relación que tienen con usted.

En el peor de los casos, deberá cancelar su evento. Después de meses y, a veces, años de trabajo, puede ser una decisión muy difícil desconectar, pero podría ser la elección correcta.

Si eso sucede, sepa que no está solo. Mobile World Congress, Cisco Live Melbourne y CERA Week son solo algunos de los muchos eventos que se han cancelado debido a COVID-19.

Mejores prácticas para cancelar su evento:

    Nuevamente, demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y encuadre la decisión como lo mejor para sus asistentes, oradores y socios.
    Comuníquese con los asistentes al menos una semana antes del día del evento para evitar que los viajeros de fuera de la ciudad necesiten hacer el viaje.
    Consulte con su lugar y proveedores para ver si está cubierto contractualmente. Si no, vea si puede resolver algo. Es probable que los proveedores comprendan el momento global y prefieran mantener la relación que tienen con usted.
    Comuníquese con los socios afectados por correo electrónico. Esperemos que sus contratos estipulen términos para cambios de última hora como este. De lo contrario, deberá determinar una solución que sea amigable para todas las partes involucradas.
    Tenga una política clara (y generosa) de reembolso / transferencia de registro para los asistentes.

No se puede negar que COVID-19 representa un serio desafío para el mundo de los eventos. Ya se han perdido millones de dólares en ingresos y cabe esperar más en las próximas semanas, posiblemente meses.

Pero aquí está la cosa, en nuestras conversaciones con profesionales de eventos, incluso entre aquellos que han tenido que virtualizar, posponer o cancelar sus eventos, todavía existe una creencia imperturbable en el poder de los eventos para construir comunidades y servir como un canal valioso para conducir resultados comerciales